Pour permettre de digitaliser certaines activités, cartographier les traitements de données personnelles des salariés et identifier les processus répétitifs et à faible valeur ajoutée.
Identifier les tâches et informations auxquels les collaborateurs et managers ont besoin d’accéder librement et les processus RH qui peuvent être délégués en autonomie aux managers afin d’offrir une prestation de services interactifs personnalisés et efficaces.
En collaboration avec la DSI ou un prestataire externe, sélectionner et faire procéder à l’installation des outils numériques (SIRH / plateforme de travail collaboratif) en conformité avec les objectifs définis dans le plan de digitalisation et dans la politique RH de l’entreprise, dans le respect des contraintes budgétaires de l’entreprise.
En collaboration avec la DSI ou un prestataire externe, établir le planning des grandes étapes de la digitalisation des processus RH en conformité avec les contraintes de fonctionnement de la fonction RH et l’organisation des activités clefs de l’entreprise.
Faciliter l’appropriation par les membres de l’équipe RH des nouveaux outils digitaux et de la nouvelle organisation du travail qu’ils entraînent, en développant les compétences à valeur ajoutée de chacun pour contribuer à la performance collective de l’entreprise.
Faire collecter par la personne dédiée les données personnelles et documents officiels nécessaire à la formalisation de la relation « salarié – employeur » : pièce d’identité, adresse domicile, situation de famille, numéro de sécurité sociale, CV, Diplômes et certifications professionnelles, coordonnées bancaires, permis de conduire, copie casier judiciaire etc. et les faire enregistrer dans le SIRH. Superviser l’ensemble du processus et venir en soutien en cas de difficultés opérationnelles.
Rédiger, faire signer et conserver/archiver les contrats de travail, et avenants, après validation par le service juridique ou un cabinet d’avocats.
Rédiger les fiches de poste et organigrammes et les diffuser via le SIRH ou une plateforme de travail collaboratif, après validation par le DRH ou le chef d’entreprise.
Préparer et diffuser les supports d’évaluations professionnelles (entretiens annuels d’évaluation, entretiens professionnels, plan de performance etc.. Déléguer leur collecte, une fois renseignés par les managers et leur dépouillement. Organiser une réunion de travail pour échanger sur les différentes hypothèses à confirmer pour établir le plan de développement des compétences.
Superviser la préparation des éléments fixes et variables de paie (ex : décompte des absences, atteinte des objectifs etc.) et suivre les différents types de remboursements ou de prélèvements sur les salaires, au moyen d’outils numériques dédiés.
Vérifier avant envoi le contenu des déclarations sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles obligatoires, conformément à la législation en vigueur et valider les paiements, dans les délais imposés, des différentes charges sociales et impôts et assurer un contact régulier avec les institutions de contrôle (Trésor Public, URSSAF etc.).
Superviser le contenu et valider les déclarations obligatoires auprès des organismes sociaux (ex : mutuelle, prévoyance, pôle emploi etc.).
Répondre aux questions des salariés en matière de paie (ex : calcul de la rémunération variable), congés, charges sociales, couverture sociale etc. en prenant appui sur les managers pour diffuser les informations collectives et individuelles.
Dialoguer avec le Médecin du travail des situations individuelles afin de maintenir dans l’emploi les salariés ayant des problèmes de santé temporaires/chroniques ou une situation de handicap.
Dialoguer avec les acteurs du handicap afin d’aménager les conditions de travail des salariés porteurs d’un handicap (par exemple : aménagement du poste et des outils de travail…) : MDPH, Cap Emploi, ADAPEI, Fédération APAJH, APF, AGEFIPH etc.
Procéder si nécessaires aux déclarations obligatoires sur les comptes professionnels de prévention (C2P) des salariés exposés à un risque particulier.
En collaboration avec le directeur des ressources humaines, le service juridique et/ou un prestataire externe, (cabinet spécialisé dans la gestion de la rémunération globale) diagnostiquer les écarts éventuels entre les lignes directrices de la stratégie de l’entreprise, les politiques RH déployées et les résultats obtenus, identifier leurs impacts :
- sur la masse salariale et au travers d’indicateurs de suivi de la masse salariale, proposer des actions correctives. Exemples :
- données quantitatives : répartition hommes-femmes, taux d’absentéisme, nombre d’accidents du travail / maladie professionnelles, turnover dans les effectifs, nombre de travailleurs handicapés et impacts financiers correspondants.
- sur les politiques sociales. Exemples :
- données qualitatives : qualité de vie au travail (QTV), risques psychosociaux, communication interne, qualité des formations suivies par les salariés etc.
- sur la conformité (compliance)
- données juridiques : non-conformités aux règlementations et législations en vigueur (RGPD, URSSAF, DIRECCTE) et contentieux.
Concevoir et faire valider à la DRH ou au chef d’entreprise, les actions correctives à mener en s’appuyant le cas échéant sur les conseils d’experts (ex : avocats, experts-comptables, cabinet de conseil RH et formation).